STK'lar İçin Proje Hazırlama Sürecine Giriş

STK'lar İçin Proje Hazırlama Sürecine Giriş

Projeler Sivil Toplumu Kolonize Ediyor mu? 

*Aşağıdaki soruları kendinize sorarak önce bir düşünüp yazıyı okumanızı dileriz.

*STÖ'lerin devletten destek almasının etkileri ne olabilir?

*Projelerin bürokrasisi STÖ'leri zorlayabilir mi?

*Profesyonel çalışanların talepleri ile gönüllülerin talepleri çatışabilir mi?

*STÖ'lerin toplumsal değişimin motoru olması yerine devletin veya şirketlerin taşeronu olma durumuna düşme ihtimali var mı?

*Projeler bağışları artırır mı, azaltır mı?

Projeler: Nereye kadar?

Önce sivil toplumun varlık nedenini ele alalım:

*Model oluşturmak ve yaygınlaşmasını sağlamak.

*Sorunun toplumsal sahiplenmesini sağlayarak devlete veya şirkete baskı yaparak devletin veya şirketin sorunun çözümü için gerekli düzenlemeleri yapmasını sağlamak.

Projeler bu amaçlara ulaşmak için araç olabilir. STÖ'ler için ilk aşamada kullanılması makuldur. Hedef kitlenizi tanırsınız, görünürlük kazanırsınız, bir kısım bağışçı kazanırsınız. Araç-Amaç karmaşası yaşanmamalıdır. Proje amaç olmamalıdır. 

Unutmayın: Dünyadaki tüm değişimler parasız gelmiş. Değişimler, toplumsal sahiplenmeyle oluşur. 

Sivil toplum sinir ucu gibi çalışır. Devletin veya büyük ölçekli organizmaların hissedemediğini hisseder ve bu organizmalara hissettirmeye çalışır.  

Kimler Proje Destekleri Veriyor?

AB Projeleri

*Ulusal Ajans Fonları (EVS veya Kısa Dönemli Ziyaretler)

*Katılım Öncesi Mali Yardımlar (IPA)

*AB Delegasyonu Fonları

Büyükelçilik Fonları

*İsveç Büyükelçiliği

*Japonya Büyükelçiliği

*ABD Büyükelçiliği, vb.

T.C. Devleti’nin Fonları

*Kalkınma Ajansı Fonları

*Gençlik ve Spor Bakanlığı

*Çalışma, Aile ve Sosyal Hizmetler Bak.

*İçişleri Bakanlığı

STÖ'lerin Diğer STÖ’lere Fonları

*Sabancı Vakfı Toplumsal Gelişme Hibe Programı

*Bolu Bağışçılar Vakfı

*Sivil Toplum İçin Destek Vakfı

*Türkiye Mozaik Vakfı

*TÜSEV Destekle Değiştir

*Dalyan Vakfı

*STGM

*Sivil Düşün

Nereden Başlamalı? - 1

*turna.ua.gov.tr adresinden TURNA sistemine kayıt olmak

*ua.gov.tr adresindeki yönlendirmeleri takip ederek, grup veya kurumumuzu akredite etmek

*Son başvuru tarihlerinden önce projenizi yazıp ECAS sisteminden göndermek

*Projenizi oluşturmak

*Ortaklarınızı bulmak

Nereden Başlamalı? - 2

*Başlangıç için Training Course veya Gençlik Değişimleri en iyi öğrenme projeleridir.

*Ulusal Ajans, Salto Youth gibi siteler ile ve "Erasmus+" başlıklı Facebook gruplarından kendinize fiziksel/online eğitimler bulun. Ortaklık çağrılarına katılın. Bunlar iyi birer öğrenme araçlarıdır.

*Ulusal Ajans'ın web sayfasındaki yayınlar kısmını inceleyin. Mutlaka sosyal medya hesaplarını takip edip soru sorun.

*European Comission Erasmus+ bölümünü inceleyin

Projelerdeki Temel Kavramlar Nelerdir?

Başvuru Rehberi: Hibe veren kuruluş tarafından başvuru sahipleri için hazırlanan, destekten yararlanabilecek gerçek ve tüzel kişileri, başvuruda bulunabilecek kişi ve kurumlarda aranan şartları, başvuru ve yararlanma şekil ve şartlarını, destek konusu öncelik alanını, destekten karşılanabilecek uygun maliyetleri, seçim ve değerlendirme kriterlerini, eş finansman yükümlülüklerini, standart başvuru belgelerini ve diğer gerekli bilgileri, ayrıntılı, açık ve anlaşılır bir dille açıklayan belgedir. Proje hazırlamaya başlamadan önce bu rehberin detaylı bir şekilde okunması gereklidir.

Proje: Belirli bir zaman diliminde, belirli bir bütçe ile belirli bir amaca ulaşmak için gerçekleştirilen faaliyetler bütünü. Bütçesiz proje olmaz.

Proje Teklif Çağrısı: Bir kurumun kendisinin belirlediği öncelik alanlarında gelişim sağlamak üzere, başvurabilecek kişilerin, desteklenecek alanların, sağlanacak bütçenin, başvurabilecek kişilerin, eşfinansman gibi yükümlülüklerin yayınlandığı rehber.

Donör Kuruluş veya Fon Veren Kuruluş: Proje teklif çağrısının önceliklerini belirleyen ve bu öncelikler doğrultusunda asıl fon sağlayan kurumdur.

Eşfinansman: Projeye başvuracak kurumun mali katkısı. %10 da olabilir, %25 de veya %50. Bazen hiç olmayabilir. 

Ortak: Bazı proje teklif çağrıları, projelere ortaklı başvurulmasını ister. Ortakların kim olabileceği rehberde tanımlanır.

Paydaş: STÖ’nün faaliyetlerini sürdürürken işbirliği ve iletişim içinde kaldığı yararlanıcı, bağışçı, destekçi, proje ortağı kişi veya kurumlardır. STÖ’lerin hem iç hem dış paydaşları bulunur. İç paydaş bağlamında üyeler, gönüllüler, çalışanlar, yönetim bulunur. Dış paydaşlar bağlamında da kamu kurumları, üniversiteler, akademik dünya, sivil toplum örgütleri, özel sektör kuruluşları bulunur. Tüm paydaşlar nezdinde iyi ilişkiler ve güven ilişkileri kurmak üzerine ilerleyen bir sistem oluşturulması gereklidir.

Hedef Grup: Yararlanıcı grup da denilebilir. Hedef grup, askeri terminolojiden devşirilmiş olması nedeniyle son dönemde giderek artan şekilde eleştirilmektedir. Projeden doğrudan ve olumlu olarak etkilenecek grup, kurum veya kuruluşlar olarak ifade edilebilir.

SMART: Aşağıdaki İngilizce kelimelerin baş harflerinin kısaltılmasıdır. Projelerin SMART göstergeler çerçevesinde hazırlanması beklenir.

*Specific — Belirli

*Measurable — Ölçülebilir

*Achievable — Uygulanabilir, başarılabilir

*Relevant — İlgili, gerçekçi, amaca hizmet eden

*Time-bound — Zamanlaması olan, takvime bağlı

Asgari Destek Tutarı: Başvuru sahibinin hibe veren kuruluştan talep edebileceği en düşük mali destek miktarıdır.

Azami Destek Tutarı: Başvuru sahibinin hibe veren kuruluştan talep edebileceği en yüksek mali destek miktarıdır.

Bağımsız Değerlendirici: Projeleri genelde fon veren kuruluştan bağımsız kişiler değerlendirir. Fon veren kuruluşlar bağımsız değerlendiriciler için çağrıya çıkar ve uygun görülen bağımsız değerlendiricileri havuzuna ekler. Projeleri genelde iki veya duruma göre üç bağımsız değerlendirici değerlendirir.

Proje Hesabı: Mali desteğe hak kazanan yararlanıcı tarafından projeye özel olarak açılan, kendisi tarafından sağlanan eş finansman da dâhil proje harcamalarının tamamının karşılandığı banka hesabıdır. Genelde eşfinansman isteyen kurumlar, yararlanıcı tarafından bir hesap açılmasını, bu hesaba önce yararlanıcının eşfinansman katkısını koymasını bekler, sonrasında kendi tarafından desteklenecek miktarı aktarır. Bu hesaba yatırılacak dilimler de genel olarak %40, %40, %20 şeklinde yatırılır. Her yatırılan dilime ilişkin harcamalar proje takvimi doğrultusunda gerçekleştirildiğinde rapor sunulur. 

Proje Raporları: Ara rapor veya nihai rapor olarak sunulur. Projenin büyüklüğüne göre fon veren kuruluşa sunulan rapor sayısı artmaktadır. Raporlarda proje ilişkin kurumsal kapasite gelişimi, mali, sosyal, hukuki, vb. tüm gerçekleştirmelerin yansıtılması beklenir.

Sıkça Sorulan Sorular: Teklif çağrısına ilişkin başvuru rehberinde belirtilmeyen veya açık olmayan konulara ilişkin proje teklifi sunmak isteyen kişi ve kurumlarca sorulan yanıtlara verilen cevaplardır. Sorulan sorular soruyu soran kişiye ayrıcalık yaratmamak amacıyla toplu olarak her hafta belirlenen günde yanıtlanır ve yanıtlar fon veren kuruluşun internet sitesinde herkese açık olarak yayınlanır.

Uygun Maliyetler/Uygun Olmayan Maliyetler: Başvuru rehberinde fon veren kuruluş tarafından belirlenen öncelik alanlarında gerçekleştirilecek projeler için hangi maliyetlerin uygun maliyetler, hangi maliyetlerin ise uygun olmayan maliyetler olduğu belirtilir.

Değişiklik Talebi (Zeyilname): Projede öngörülemeyen durumların ortaya çıkması durumunda projeye ilişkin mali, hukuki, sosyal, vb. tüm hususlarda olabilecek şekilde fon veren kuruluşa değişiklik talebinde bulunulması işlemidir. Değişiklik talebi fon veren kuruluş tarafından uygun bulunmasının ardından hibe alan kuruluş tarafından uygulamaya geçirilir.

Çarpan Etkisi: Proje faaliyet ve çıktılarının başka kişi ve kurumlarca örnek alınması ve yaygınlaştırılmasına çarpan etkisi denir. Bilindiği gibi işletmeler, ticari faaliyetlerine ilişkin buluşlarında patent alır, bunu ticarileştirir, para kazanır ve başarısı budur. Sivil alanda ise başarı, yenilikçi çalışmaların başka kurumlarca örnek alınması ile mümkündür. Sivil alanda patent yerine örnek alınmak başarıdır.

Teknik Destek: Genelde Yönetim, İletişim, Sosyal Etki Ölçümü, Lobicilik Savunuculuk , Uluslararasılaşma vb. Alanlarda Kurumsal Kapasitenin Geliştirilmesi amacıyla verilir. Destekleyen kurum genelde para vermez. Para veren kurumlar da vardır. Destekleyici kuruluş ya kendi uzmanını paylaşır ya da dışarıdan hizmet alımı yapmanızı destekler, ücretini kendi öder. Bazen de çalıştay, iletişim kampanyası vb. alanlarda giderleri destekleyici kuruluş üstlenir. Teknik destek verecek kuruluşlar bu hususları rehberlerinde belirtir. Genelde 5.000 Doları geçmez. Zaten para da genelde ayni olarak sağlanır, nakdi olarak sağlanmaz.

AB Projelerindeki Önyargılar Neler?

*AB bize neden para veriyor?

*Projeleri danışmanların hazırlaması gerekiyor.

*Birilerini tanımak gerek.

*Paralar boşa gidiyor.

AB Projelerindeki Genel Prensipler Neler?

*Şartlı bağış

*Kar amacı gütmeme

*Ortak finansman

*İyi mali yönetim

*Paranın karşılığı

*Maliyet etkinliği

*Proje süresince de izleme

AB Projelerindeki Avantajlar Neler?

*Vergilerden muaf

*Sözleşmelerin bağlayıcılığı (+/-)

*Önemli bir tecrübe ve referans

*Networking (Tanış - Danış)

Proje Hazırlanırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

*Alan taraması iyi yapılmalıdır. Projenin alana yapacağı katkı, alanda halihazırda yapılanlardan nasıl farklılaşıyor iyi anlatılmalıdır. 

*Sadece kağıt üstünde kalınmamalı, projenin gerçek bir soruna temas etmesi için hedef kitleyle doğrudan görüşmeler yapılmalıdır. 

*Hedefler gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Abartıdan kaçınılmalıdır. 

*Gerçekçi bir bütçe oluşturulmalı, fatura şişirmesi gibi yöntemlerden kaçınılmalıdır. 

*Fon verenler ve proje paydaşlarıyla şeffaf ve güvene dayalı bir ilişki kurulmalıdır. 

*Proje hazırlarken subjektiflikten kaçınılmalı, objektif olunmalıdır. Üçüncü tekil şahıs, edilgen çatıyla yazılması makbuldur. Ben, biz, düşlüyoruz, gibi ifadeler olmamalıdır. 

*Projedeki ortakların ve iştirakçilerin rol ve sorumlulukları net olmalıdır. 

*Her faaliyetin bir bütçesi olmalıdır. Bütçede bazı hususlara dikkat edilmelidir. Örneğin iletişim bütçesi genel bütçenin %5'ini geçmesin gibi. 

*Projenin model olması, tekrarlanabilir olması çok önemlidir.

*Proje SMART göstergeler çerçevesinde hazırlanmalıdır.

Başvuruda Dikkat Edilecek Hususlar

*Ben başvurabilir miyim?

*Ortaklık şartı var mı?

*Kaç başvuru yapılabilir?

*Eşfinansman oranını karşılayabilir miyim?

*Varsa, ortaklarla birlikte proje hazırlığı (protokol)

*Rol verilen kurumlara bilgi verilmesi, gerekli izin, karar vb. varsa alınması

Başvuruda Dikkat Edilecek Hususlar Nelerdir?

*Soru sorma tarih ve saati

*Değişiklikler ve açıklamaların takibi

*Son başvuru tarih ve saati

*İdari şartlara uyum (sayfa kısıtı, istenen belgeler, vb.)

*İletişim kişi ve bilgilerinin güncelliği

Projenin Hazırlanmasında Rehbere Uyum Nasıl Sağlanır?

*Kurum isim ve rollerinin netliği

*Bütçe, hibe, hibe yüzdesi eşik değerlerine uyum ve doğruluğu

*Faaliyetlerle bütçenin uyumu

*Zaman planlaması (faaliyetler arası bağlantı, ihale süreçleri gibi)

Bazı Örnek Kaynaklar Nelerdir?

Project Cycle Management Guidelines 

http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en The implementation of grant contracts; A Users' Guide 

http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=en  

Financial Toolkit 

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en 

Projeleri Kimler Değerlendiriyor?

Hibe veren kurumların genelde bağımsız uzman havuzları olur. Bu uzmanlar, kurumların kendi belirlediği kriterler doğrultusunda seçilir. Projeleri okurken bağımsız uzmanların proje başvurucularını ve birbirlerini bilmemesi esastır. Genelde projeleri üç uzman okur. Hem puan verir, hem değerlendirme yazar. Projeler 100 üzerinden puanlanır. 70 ve üstü başarılı sayılır. 100'den başlayarak aşağıya doğru fon yettiğince hibe dağıtılır.

Uygulamada Dikkat Edilecek Hususlar Nelerdir?

*Projeye uyum

*Sözleşmesel yükümlülükler

*Belgeleme (Fotoğraflar, çizelgeler, vb.)

*Amaç

*Göstergeler

*Ortaklıklar

*Raporlama

*Sözleşme değişiklikleri

*Görünürlük

Projeler Neden Başarısız Olur?

*Daha büyük bir program / politika ile bağlantılı değildir ya da hedefler ve önceliklerle uyuşmamaktadır. 

*Ön hazırlık düzeyi yeterli değildir. 

*Otoriter yaklaşımla yazılmıştır; bilgi alış verişi zayıftır. 

*Katı hedefleri vardır – esnek değildir. 

*Riskleri öngörmemiştir, yönetilememektedir ya da varsayımları gerçek dışıdır. Sahiplik yoktur.

*Finansman almak için oldukça iyimser hedefler belirlenmiştir. (yanlış beklentiler) 

Şimdi aşağıdaki bulmacayı çözebilirsiniz. 

https://puzzel.org/crossword/play?p=-MTHoxpS-GSd7rYysvVP 

Bu yazı, Sosyal Garaj Dönüşüm Öncüsü Abdullah OSKAY tarafından hazırlanmıştır.